Pour gérer le courtage, il faut activer un module de Frais sur les achats.
Pour activer le module, cliquez en haut à droite sur vos initiales, puis sur . Une fois dans l'administration, allez dans pour afficher la liste des modules.
Le module Frais sur les achats est dans la liste des modules des achats. Quand vous l'avez trouvé, cliquez dessus pour l'activer s'il ne l'est pas encore.
Maintenant, cliquez dans la barre du haut sur .
Dans la barre de gauche, vous avez maintenant une nouvelle liste de comptes : .
Note ! Hello Harel a été mis à jour depuis cette vidéo. Les transporteurs peuvent maintenant être créés même quand le module Frais sur les achats n'est pas activé.
Cliquez sur pour afficher la liste des transporteurs, puis sur Nouveau transporteur pour ajouter un nouveau transporteur.
Cela va créer un compte CRM qui ressemble à un compte fournisseur, mais ce sera un transporteur : vous ne lui achetez pas de marchandises directement, il vous facture des frais de port.
Créons maintenant un courtier.
Cliquez sur pour afficher la liste des courtiers, puis sur Nouveau courtier pour ajouter un nouveau courtier.
Comme pour les transporteurs, cela va créer un compte CRM qui ressemble à un compte fournisseur, mais ce sera un courtier : vous ne lui achetez pas de marchandises directement, il vous facture des frais de courtage sur les marchandises achetées à certains fournisseurs.
Vous pouvez associer un ou plusieurs fournisseurs à un courtier.
Dans l'onglet , la vignette Informations de base contient un champ Fournisseurs associés qui montre le ou les fournisseurs qui travaillent avec ce courtier.
Pour ajouter ou enlever un fournisseur, cliquez sur le bouton en haut à droite de la vignette. Cliquez sur pour ajouter une ligne qui correspondra à un fournisseur. Tapez le début du code ou du nom d'un fournisseur dans ce champ pour le trouver.
Si vous voulez arrêter d'associer un fournisseur à ce courtier, cliquez sur à côté de ce fournisseur. Ceci ne supprime pas le fournisseur, ça arrête juste de l'associer à ce courtier !
Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer les modifications pour enregistrer.
Ensuite, pour chaque fournisseur associé à un courtier, on a une grille tarifaire de courtage pour ce fournisseur. Elle est affichée dans un onglet avec le nom du fournisseur en-dessous.
C'est cet écran qui permet de définir les frais de courtage pour ce couple courtier-fournisseur.
Les lignes affichées correspondent à tous les conditionnements activés pour le contexte d'achats. Si vous ne voulez voir que les produits vendus par ce fournisseur, activez le filtre rapide Dans le catalogue d'achat en cliquant sur la barre de recherche ou sur le bouton .
Vous pouvez définir des frais de courtage soit en pourcentage du prix d'achat HT (par exemple 5 %), soit en montant par conditionnement (par exemple 1 € par colis). Les frais de courtage sont ici calculés hors taxes.
Par exemple, pour le produit Orange, si vous renseignez des frais de courtage de 1 € par kilogramme, pour un colis de 6 kg, ça donnera 6 € par colis.
La vignette de l'en-tête vous permet de définir des frais de courtage (en %) par défaut sur toutes les lignes pour lesquelles vous n'avez pas saisi autre chose. Ça vous permet, par exemple, de dire rapidement que votre courtier prend 2 % sur tous les achats.
Quand vous avez fini, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer. Les frais de courtage sont maintenant définis pour ce couple courtier/fournisseur.
Rendez-vous dans la liste des commandes d'achat en cliquant sur dans la barre du haut, puis .
Cliquez sur Nouvelle commande pour créer une nouvelle commande d'achat, et choisissez un fournisseur que vous avez associé à votre courtier.
On voit dans l'en-tête que la commande est automatiquement associée au courtier. On peut cliquer sur à côté du nom du courtier pour sélectionner le courtier (au cas où le fournisseur serait associé à plusieurs courtier), ou pour décider que cette commande est une commande directe au fournisseur et ne passe pas par le courtier.
Achetons maintenant des oranges en colis de 6 kg. Le colis coûte 30 €, nous allons en acheter 10 colis.
Validez pour ouvrir l'arrivage. Le courtier est toujours indiqué dans l'en-tête.
Après avoir saisi la date d'arrivage et le numéro de bon de livraison et vérifié les quantités (le bouton Remplir les quantités automatiquement permet de le faire en un clic), validez l'arrivage.
Dans le volet déroulant à droite, vous voyez maintenant un Coût d'acheminement lié à cet arrivage. Il correspond aux frais de courtage.
Vous pouvez l'afficher en cliquant dessus, ou en affichant la liste des coûts d'acheminement en cliquant sur dans la barre du haut, puis sur .
Les frais de courtage sont de 60 €, parce qu'ils étaient de 1 €/kg, soit 6 € par colis, et l'arrivage en comptait 10. Automatiquement, les frais de courtage ont été calculés : 10 x 6 € = 60 €.
À partir de cet écran, vous pouvez cliquer sur le bouton Créer une facture pour créer une facture de votre courtier correspondant aux frais de courtage.
Vous pouvez aussi le faire à partir de la liste des coûts d'acheminement en sélectionnant plusieurs coûts d'acheminement du même courtier. Cela vous permet de créer une facture pour les frais de courtage du mois (par exemple) pour ce courtier.
Rendez-vous maintenant dans le stock en cliquant sur dans la barre du haut.
La liste a des colonnes supplémentaires maintenant que le module de Frais sur les achats est activé : Frais de port, Frais de courtage et Frais divers. Elles peuvent contenir des frais autres que ceux liés au courtage. La valeur du stock prend en compte les frais de courtage, et ces autres frais.
Si vous cliquez sur l'élément de stock d'Oranges que vous venez de créer lorsque vous avez validé l'arrivage, vous voyez une valeur de 300 € pour le prix d'achat, plus 60 € pour le courtage, pour un total de 360 €.
Il peut y avoir des frais supplémentaires sur cet élément de stock. Ajoutons par exemple des frais de port.
Il y a deux manières de créer des frais de port sur un élément de stock.
La première était lors de l'arrivage : si vous saisissez un transporteur en cliquant sur l'onglet à côté du fournisseur dans l'en-tête de votre arrivage, alors un brouillon de coûts d'acheminement a été créé automatiquement, correspondant aux frais de port de votre fournisseur. Les frais resteront à calculer précisément avant de valider le coût d'acheminement.
Vous pouvez également créer directement un coût d'acheminement sur un ou plus éléments de stock à partir de la liste . Pour cela, sélectionnez un ou plusieurs éléments de stock, et cliquez sur Créer un coût d'acheminement en bas à droite.
Vous serez invité à sélectionner un type de coût d'acheminement : Frais de port ou Divers. Choisissez pour l'instant Frais de port. Vous pourrez ensuite choisir un transporteur. Ceux-ci sont choisis parmi la liste des comptes de type Transporteur dans votre CRM.
Ajoutez ensuite un libellé (par exemple le numéro du BL, ou simplement "frais de port") qui vous permettra de retrouver vos frais de port, et éventuellement un montant. Le montant n'est pas obligatoire, et il pourra être modifié par la suite. Si vous avez un montant estimatif, vous pouvez le saisir ici et il sera pré-rempli dans l'écran d'édition du coût d'acheminement, mais cela ne vous empêchera pas de le renseigner plus précisément.
Cliquez sur Créer et éditer pour valider et vous retrouver directement sur l'écran d'édition du coût d'acheminement. Il est à l'état de brouillon. Son montant n'est pas encore répercutée sur la valeur de votre stock.
Vous pouvez maintenant éditer les coûts d'acheminement pour les éléments de stock sélectionnés. Saisissez par exemple 50 €. Automatiquement, la valeur de l'élément de stock va être augmentée de 50 €.
Si vous avez plusieurs lignes, vous pouvez rajouter une valeur sur chaque ligne. Vous pouvez soit saisir les montants directement, soit travailler avec le prix d'une palette et le nombre de palettes pour cette ligne. Le nombre de palettes n'est pas forcément entier : vous pouvez avoir, par exemple 1/4 de palette.
Comme pour les frais de courtage, une fois les frais de transport validés, vous pouvez également créer une facture. De même, si vous avez plusieurs frais de transport pour le même transporteur, vous pouvez sélectionner plusieurs les frais de transport et créer une facture pour ce transporteur, correspondant par exemple aux frais du mois dernier.
Si vous retournez dans , vous voyez que votre élément de stock d'Orange a maintenant 50 € dans la colonne Frais de port. Sa valeur totale est également augmentée : elle vaut maintenant 410 €, ce qui correspond à 300 + 60 + 50.
De la même manière, vous pouvez créer d'autre coûts d'acheminement, soit dans un arrivage, soit à partir de la liste des éléments de stock.
Cette fois-ci, choisissez comme type de coût d'acheminement Divers. Ça peut être des frais de douane, des frais de quai, n'importe quel frais qui doit être répercuté sur un produit et qui va augmenter sa valorisation.
Sélectionner un ou plusieurs éléments de stock puis saisissez des Frais de douane de 100 € par exemple, puis cliquez sur Créer et éditer pour valider et vous retrouver directement sur l'écran d'édition du coût d'acheminement.
Vous pouvez choisir la répartition des frais sur les différentes lignes. Par exemple vous pouvez répartir les frais de douane également sur chaque élément de stock. Vous pouvez également les répartir selon la quantité livrée (en unités de base), ce qui est utile si vos quantités sont très différentes. Vous pouvez aussi répartir en fonction du montant livré. Enfin, vous pouvez tout simplement répartir les frais manuellement entre les lignes.
Une fois que vous êtes satisfait de la répartition des frais sur vos différents éléments de stock, vous pouvez, comme pour les frais de port et de courtage, valider, et constater l'augmentation de la valorisation de votre stock. Vous pouvez aussi créer une facture à partir de frais divers validés.